El modelo burocrático, que a mi entender es inevitable que perviva en los núcleos de las administraciones públicas, debe ser lo más sencillo y limitado posible y evitar así las tendencias barrocas que posee por su propia naturaleza. El modelo burocrático es muy vital y esplendoroso: es como una planta tropical que crece de forma muy rápida y con una tendencia natural al asilvestramiento. Crear un grupo de organismos públicos bajo el paradigma burocrático es como plantar en un jardín un conjunto de plantas de crecimiento acelerado. En poco tiempo el jardín se convierte en una selva impenetrable. Y en esta selva se emboscan animales salvajes (empleados públicos con perfiles organizativos reaccionarios, acomodados o reivindicativos) que hacen todavía más peligroso e impenetrable un jardín que había sido planificado para que en él se paseasen los ciudadanos. Pero ante el nivel de asilvestramiento del jardín a los ciudadanos no les queda más remedio que huir despavoridos y los más intrépidos o bien se pierden en el laberinto burocrático o bien o acaban siendo devorados por el mismo. Pues este problema tiene una fácil solución que por razones incomprensibles casi nunca ni se diseña ni, mucho menos, se implanta. La solución consiste en que, desde el mismo momento en que se planta una organización burocrática, hay que poseer un buen servicio de jardinería. Con unos jardineros que deben, sin descanso, podar las plantas y darles formas racionales y proporcionadas y que constantemente deben fumigarlas para evitar enfermedades tanto para las propias plantas como para los ciudadanos que las disfrutan. Es, por tanto, necesario que una parte de la organización y que un grupo de empleados públicos asuman la función de jardineros, podando las plantas y cuidando el jardín: redimensionando constantemente las estructuras (unidades y puestos de trabajo) a la baja, vigilando que el crecimiento de los servicios comunes (gestión económica y de recursos humanos, servicios jurídicos e informática y tecnología de la información), que siguiendo con la metáfora tienden a ser plantas carnívoras, no sea desproporcionado, y vigilando que las canalizaciones de agua (los procedimientos administrativos) no desarrollen excesivos meandros ni lagunas para que sean lo más lineales y fluidas posible. Sin lugar a dudas estos servicios de jardinería tienen un elevado coste pero es el precio que hay que pagar gestionado organizaciones tan vitales y con una tendencia natural al descontrol. Y es obvio que el coste es muchísimo menor que el que tiene no realizar esta tarea tanto en términos de eficacia como de eficiencia. También es evidente que estos jardineros controladores van a ser objeto de los ataques de las propias plantas administrativas y de sus pobladores y por ello deben depender o estar cerca de las máximas autoridades políticas y administrativas que puedan proporcionarles la mayor protección posible. En el caso de un ayuntamiento, de unas ciertas dimensiones para poder convivir con un cierto grado de confort con un modelo burocrático las propuestas serían las siguientes:
- Crear una unidad bajo dependencia directa del alcalde denominada “unidad de observación y control de la planta administrativa” o cualquier denominación similar. Hace años, por ejemplo, se utilizaba la etiqueta “auditoría operativa”. Es importante que esta unidad dependa directamente de la máxima autoridad institucional ya que debe estar protegida de las agresiones naturales tanto políticas como administrativas del resto de la organización.
- Esta unidad debe ser conformada por uno o varios analistas organizativos especializados en redimensionamiento de plantilla, análisis de cargas de trabajo y especialistas en estructuras y procesos administrativos. Esta unidad podría depender o no funcionalmente del habilitado nacional (secretario) del Ayuntamiento. Mi propuesta sería que sí pero esto depende del perfil del propio habilitado y de su nivel de competencias y afinidad para coordinar temas organizativos.
- Esta nueva unidad sería la encargada de revisar de manera racionalizadora cualquier propuesta de cambio organizativo impulsado por los distintos ámbitos políticos y de gestión. También revisaría de forma constante y de oficio los procedimientos administrativos más importantes y las variaciones de las distintas cargas de trabajo para ir redimensionando y redistribuyendo día a día la planta de puestos de trabajo.
- La nueva unidad tendría que hacer un control todavía más exhaustivo a los servicios comunes (básicamente gestión económica y de recursos humanos) que poseen una extraordinaria vitalidad que les impulsa crecimientos excesivamente acelerados.
- Es obvio que esta unidad propuesta debe estar muy vinculada o integrada con la unidad de informática y de tecnologías de la información. Una representa la inteligencia institucional y organizativa y la otra aporta la metodología y la tecnología.
